¿Cuál es el objetivo del canal de denuncias?
Un canal de denuncias, es junto al resto de medidas que exige el Código Penal, una parte esencial de los programas de cumplimiento normativo -Compliance Penal-, como medida que garantiza el hecho de poder informar de la existencia de riesgos e incumplimientos, al organismo encargado de velar por el buen funcionamiento y observancia del modelo de prevención.
Esta obligación, no se exige únicamente en el Código Penal, sino que también, la Fiscalía General del Estado, en su Circular 1/2016, hizo el siguiente pronunciamiento en relación con el mismo: "La existencia de unos canales de denuncia de incumplimientos internos o de actividades ilícitas de la empresa es uno de los elementos clave de los modelos de prevención".
Por ello, para que podamos hablar de un programa de cumplimiento normativo eficaz, es muy importante el uso de dichos canales, pues de lo contrario el fin último del programa de cumplimiento, se vería desvirtuado, al no dotarlo de un mecanismo que permita a la organización ser conocedora de las irregularidades que se están cometiendo en su seno.
Mediante nuestro canal interno, se va a permitir implementar dentro del programa de cumplimiento normativo, un sistema de reclamaciones completamente anónimo y de uso voluntario, mediante el que se puedan llevar a cabo denuncias de situaciones irregulares, y comportamientos contrarios a Derecho, sin temor a las represalias que pudieran recaer sobre el denunciante, gracias a su sistema, el cual garantiza el anonimato.
-¿Qué debo denunciar?
Cualquier irregularidad de la que seamos conocedores/as de forma directa, o indirecta, y que pueda constituir una vulneración del Código Ético, políticas internas, o cualesquiera otras normativas nacionales, o internacionales.
-¿Me debo identificar, o la denuncia puede efectuarse de forma completamente anónima?
El sistema está diseñado para poder comunicar denuncias sin tener que identificarse, no obstante queda a elección del denunciante ,quien podrá optar por facilitar o no sus datos.
-¿Quién recibirá la denuncia, y se encargará de resolverla?
La persona que ostenta la figura de Compliance Officer, junto con los Comités de Ética y Crisis.
-¿Qué información deberá contener la denuncia?
1. Deberá realizarse una descripción detallada de los hechos que fundamentan la denuncia.
2. Inclusión de todos aquellos indicios que sustentan las sospechas del denunciante.
3. Identificar al denunciado, en caso de tener conocimiento de que es el responsable del hecho denunciado.
4. Identidad del denunciante, únicamente en el caso de que no quiera permanecer en el anonimato.
-¿Cómo va a tramitarse la denuncia?
Una vez recibida la denuncia, el Comité de Ética, y Crisis, llevará a cabo el análisis de la misma, comprobando para ello:
1. Que la denuncia contiene la información que hemos indicado en el apartado anterior.
2. Que los hechos que se denuncian son constitutivos de un comportamiento contrario a las políticas internas, así como a cualesquiera normas nacionales, o internacionales.
3. Que la denuncia presenta indicios de verosimilitud, y no se trata de una valoración subjetiva del denunciante carente de indicio alguno de veracidad.
En el supuesto de que no se cumplan los requisitos mencionados, el Comité de Ética y Crisis, procederá a archivar la denuncia, no sin antes haber elaborado un informe detallado, con los motivos de archivo de la misma.
En cuanto a la comunicación de la existencia de denuncia a la persona denunciada, se podrá efectuar en el momento de conocer la misma, o posteriormente, y hasta un máximo de 2 meses, en caso de que con dicha comunicación se entorpeciera la investigación.
La persona que ostenta la condición de Compliance Officer, efectuará un registro de todas aquellas denuncias que se reciban, dando cumplimiento en todo caso a la normativa en materia de protección de datos.